En esta página se describen los alcances del acuerdo alcanzado entre el Colegio de Escribanos de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires e INGESIS SRL, así como las distintas posibilidades respecto al uso de nuestros programas que se les abren a los usuarios.
Desde esta misma página podrán descargar la instalación del Sistema Integrado de Gestión Notarial, la Guía de Curso y visualizar las instrucciones para la instalación del mismo.
El objetivo de estos sistemas es que el escribano, o el personal de la escribanía, ingrese cada dato una sola vez y que ese dato sea aprovechado para llenar los formularios y confeccionar los informes obligatorios sin necesidad volver a tipearlo para cada aplicativo. A tal fin se implementan las exportaciones de datos correspondientes a los aplicativos de AFIP, Sistema Integrado de Escrituras WEB, UIF, Rentas de la Provincia de Buenos Aires y Registro de la Propiedad Inmueble de la Provincia de Buenos Aires existentes a Mayo de 2013.
Por otro lado, al proveer una base informática uniforme a todas las escribanías de la Ciudad de Buenos Aires, se podrán implementar y distribuir rápidamente nuevas funciones.
A partir del convenio entre el Colegio de Escribanos e INGESIS, se le entregará a cada titular de registro, que lo solicite, una llave electrónica que habilitará la instalación y uso del Sistema Integrado de Gestión Notarial en una computadora.
Tanto los programas como las llaves electrónicas son, y continuarán siendo, propiedad de INGESIS SRL, empresa que los entrega en comodato a los escribanos por intermedio del Colegio de Escribanos mientras continúe vigente el convenio
Los programas se irán actualizando según las necesidades y estas actualizaciones se descargarán vía Internet, mientras dure el convenio.
Las llaves electrónicas provistas en el marco de este convenio tendrán habilitadas todas las funciones del Sistema Integrado de Gestión Notarial implementadas a la fecha de la firma del convenio (Abril de 2013) salvo una cantidad de funciones del subsistema administrativo IngefactW. De este último módulo sólo estarán habilitadas las funciones necesarias para el cálculo e impresión de presupuestos, remitos y facturas convencionales y electrónicas.
Los programas provistos en el marco de este convenio generarán documentos y exportarán datos sólo para escribanos matriculados en el Colegio de Escribanos de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
El costo del servicio por el uso de esta primera llave entendemos que será absorbido por el Colegio de Escribanos.
Los programas están diseñados para ser utilizados en red, pero en ese caso cada puesto de trabajo (computadora) debe contar con su correspondiente llave electrónica.
Los usuarios de sistemas notariales provistos por INGESIS podrán utilizar la o las llaves provistas en el marco de este convenio en conjunto con las llaves preexistentes siempre y cuando los sistemas se encuentren actualizados a la última versión.
INGESIS brindará cursos introductorios sobre el uso del Sistema Integrado de Gestión Notarial. También brindará el servicio de mesa de ayudas mediante consultas telefónicas o por mail además de soporte remoto vía internet. No están previstas visitas a domicilio en ningún caso. Ni para instalación, ni para capacitación, ni para soporte a usuarios.
En ningún caso INGESIS SRL se hará responsable por el contenido, redacción y/o cálculo de los documentos, formularios, facturas y/o reportes emitidos utilizando el Sistema Integrado de Gestión Notarial.
Requisitos para la instalación y uso de los programas:
Los sistemas notariales de INGESIS se pueden instalar en computadoras con sistemas operativos Windows desde la versión Windows XP ServicePack 3 a la versión 10, ambas inclusive. Se recomienda utilizar una computadora con un mínimo de 1Gb de memoria RAM. Dicha computadora deberá contar con un puerto USB libre.
El sistema operativo Windows instalado en la computadora donde se utilizarán estos programas deberá ser “original” y “completo” pues esta es la única forma de garantizar que todas las funciones del Sistema Notarial operarán correctamente.
Todas las computadoras que utilicen el Sistema Integrado de Gestión Notarial deberán estar conectadas a Internet con una conexión de banda ancha. Esta conexión a Internet se utilizará para la instalación y actualización de los programas y para la verificación periódica de la validez de las llaves electrónicas.
En caso de tener instalados antivirus, firewalls u otros sistemas de protección, consulte con el técnico que instaló su computadora o red a fin de habilitar el acceso a la red y a Internet de los programas provistos por INGESIS e instalados en la carpeta Datos_Ingesis.
El sistema requiere una impresora para imprimir formularios, escrituras, otros documentos y facturas.
En caso de utilizar el sistema para emitir facturas las mismas deberán imprimirse respetando estrictamente las medidas de los modelos standard que se pueden obtener en el programa de personalización del sistema.
Cantidad de puestos de trabajo
El Colegio de Escribanos entrega una llave a cada escribano titular de registro de la Ciudad de Buenos Aires que lo solicite, haciéndose cargo del costo.
El sistema permitirá ingresar los datos de los escribanos titulares y adscriptos de dicho registro como asi también de todos los escribanos cuya direccion comercial registrada en el Colegio de Escribanos coincida con la dirección del titular a nombre del cual está registrada la llave electrónica. Si por razones operativas se necesita usar el sistema con datos de otros escribanos, el usuario deberá comunicarse con la mesa de ayuda a fin de solicitar la habilitación correspondiente.
Si en una escribanía trabajan dos o más escribanos titulares, se podrán configurar los programas para que compartan datos en una única base de datos y, de esa manera, operar indistintamente desde cualquiera de los puestos de trabajo habilitados. En este caso comuníquese con la mesa de ayuda a fin de obtener instrucciones para la instalación y configuración de los programas en red y para habilitar el uso conjunto de todos los titulares y adscriptos en una única base de datos.
Se aclara que una vez ingresados datos en bases de datos separadas no existe procedimiento para la unificación de las mismas. Por este motivo se aconseja planificar con cuidado cómo se utilizarán las llaves antes de comenzar a cargar datos.
Es probable que la escribanía cuente con computadoras adicionales donde fuera conveniente utilizar también el Sistema Integrado de Gestión Notarial. En este caso el escribano podrá solicitar al Colegio de Escribanos la provisión de tantas llaves electrónicas adicionales como necesite. El procedimiento para obtenerlas, así como el costo y forma y lugar de pago del servicio, deberá averiguarlos en el Colegio de Escribanos.
Usuarios con licencias preexistentes
Existe una gran cantidad de escribanías donde ya están utilizando programas notariales de INGESIS. En este caso se abren una serie de posibilidades en función del grado de actualización de los programas ya instalados.
IMPORTANTE: No es posible utilizar sobre la misma base de datos de IngedatW y/o IngefactW programas actualizados y no actualizados. Los programas que se utilicen con las llaves provistas en el marco de este convenio deberán estar siempre actualizados a la última versión disponible. Por lo tanto los programas correspondientes a puestos que operen con llaves preexistentes que deseen utilizar compartiendo base de datos con las llaves de convenio deberán ser actualizados y esto normalmente tiene asociado un costo.
1. Usuarios con contrato de mantenimiento de programas al día.
1.1. Agregar puestos de trabajo.
Estos usuarios se supone que tienen los programas actualizados a la última versión disponible. Si así no fuera deberían correr el proceso de actualización en todos los puestos de trabajo a fin de llevarlos a la misma versión disponible. Una vez actualizados los puestos de trabajo se pueden incorporar las llaves provistas a través del Colegio en los puestos de trabajo que se desee agregar. Es posible que las llaves provistas a través del convenio tengan más o menos funciones habilitadas que las llaves preexistentes en la escribanía. Durante la vigencia del convenio deberán seguir abonados al servicio de mantenimiento de programas a fin de poder continuar actualizando las llaves preexistentes.
1.2. Reemplazar llaves existentes.
Es posible que en la escribanía se requiera reemplazar total o parcialmente las llaves existentes.
1.2.1. Reemplazo total
En este caso se retiran de las computadoras las llaves preexistentes y se colocan las llaves provistas en el marco del convenio. Las llaves preexistentes se guardan y, al finalizar el convenio, INGESIS las actualizará a la versión vigente en dicho momento. Se deben actualizar los programas a la última versión.
1.2.2. Reemplazo parcial.
Es una combinación de las alternativas 1.1. y 1.2.1.. En lugar de agregar puestos de trabajo se reemplazan las llaves de algunos. Durante la vigencia del convenio deberán seguir abonados al servicio de mantenimiento de programas para las llaves preexistentes que contúnan en uso a fin de poder continuar actualizándolas.
2. Usuarios sin contrato de mantenimiento de programas al día.
Estos usuarios tienen los programas desactualizados y por lo tanto no pueden usar las llaves preexistentes, sobre la misma base de datos, con las llaves provistas en el marco del convenio. Las opciones en este caso son:
2.1. Reemplazar todas las llaves por llaves de convenio.
En este caso podrán actualizar los programas a la última versión y continuarán actualizados mientras dure el convenio. Al finalizar el convenio INGESIS actualizará las llaves preexistentes a la versión vigente en ese momento y a partir de entonces, si el usuario desea actualizaciones posteriores, deberá abonarse al contrato de mantenimiento de programas.
2.2. Usar las llaves de convenio en una base de datos separada.
Si el usuario decide inclinarse por esta opción continúa usando los sistemas preexistentes sin modificación ni actualización. Se instalan las llaves provistas en el marco del convenio sobre otras computadoras y las mismas se apuntan a otra base de datos. Esta opción no implica costo de actualización, pero tampoco da derecho a actualizar las llaves preexistentes al finalizar el convenio. Se recuerda que no es posible luego unificar los datos de bases de datos separadas.
2.3. Actualizar llaves preexistentes.
Si se inclina por esta opción el usuario deberá actualizar las llaves preexistentes a la última versión y abonar el servicio de mantenimiento de programas desde ese momento. A partir de ese momento puede agregar puestos de trabajo, sobre la misma base de datos, con las llaves provistas en el marco del convenio. Esta opción tiene un costo que deberá consultar con el departamento comercial de INGESIS.
En esta serie de preguntas y respuestas intentamos transmitir de manera simple todo lo que el Escribano de la Ciudad de Buenos Aires debe saber sobre factura electrónica:
Sí, la resolución 3571 de la AFIP establece para el notariado inscripto en IVA o monotributista de categoría H e I, la obligatoriedad de facturar electrónicamente a partir del 1º de agosto de 2014.
¿ Cuento con un sistema informático específico para escribanías capaz de realizar esa tarea ?Click aquí para ver respuesta
Si, el sistema Integrado de Gestión Notarial Ingesis es un sistema específico notarial para facturación electrónica.
¿ Es un sistema en etapa de desarrollo o experimentación ? ¿ Cuenta con antecedentes y experiencia en el tema ?Click aquí para ver respuesta
El sistema de facturación notarial de Ingesis cuenta con 22 años de evolución permanente y el módulo de factura electrónica lo están utilizando cientos de escribanías desde el año 2009 (año de creación del régimen de factura electrónica)
Cuando desarrollamos un sistema consideramos de vital importancia poner a salvo de hackers o ataques informáticos los datos sensibles que pueden almacenarse en un estudio notarial. Es por este motivo que nuestros sistemas se instalan en las computadoras de las escribanías y las bases de datos quedan almacenadas en forma local, lejos de injerencias externas que pudieran violar la confidencialidad de la información.
Gracias al Convenio suscripto con el Colegio de Escribanos, cada Escribano titular tiene la posibilidad de solicitar una llave que permite utilizar el sistema en una sola máquina sin cargos de ningún tipo, es decir no tiene costo, ni de adquisición, ni de actualización periódica del sistema, ni de actualización de valores de conceptos de facturación, ni de soporte que puede ser telefónico, remoto vía internet o mediante mail.
En este caso se puede acceder a llaves adicionales, que gracias al convenio suscripto con el Colegio, engloba en un bajísimo costo mensual el costo de la licencia de uso, la actualización permanente y el soporte técnico en las mismas condiciones de la llave gratuita.
Luego puede llamar a nuestra mesa de ayuda donde nuestros técnicos le pueden instalar y configurar el sistema en forma remota, todo sin cargo.
También puede instalarlo y configurarlo ud. mismo siguiendo los pasos indicados en la guía a la que se accede haciendo click aquí o explicados en el video alojado en esta misma página (click aquí para acceder)
Del paso 1 al paso 7 los trámites deben ser realizados por el Escribano o por el contador de la Escribanía.
Del paso 7 en adelante le ofrecemos la posibilidad de comunicarse con nuestra mesa de ayuda y dejar en manos de nuestros técnicos la configuración del sistema. A partir de ese momento ya se encuentra en condiciones de facturar electrónicamente.
No, el sistema imprime sobre hoja en blanco tamaño A4.
¿ Al momento de facturar en forma electrónica que datos se transmiten a la AFIP ? ¿ La transmisión se hace en forma segura ?Click aquí para ver respuesta
Del Escribano/a solo el CUIT.
Del Cliente: Cuit y condición de IVA.
De la factura: Fecha, Tipo de comprobante (si factura A,B,C), Subtotal no gravado, Subtotal gravado, importe de IVA total
Todos estos datos se transmiten con un protocolo de seguridad provisto por la AFIP, lo que hace prácticamente imposible su hackeo y/o intercepción.
La provisión, administración, activación y cobro de las llaves adicionales en el marco de este convenio depende del Colegio de Escribanos de la Ciudad de Buenos Aires. Los distintos trámites se pueden realizar a través de su página web dentro del área restringida http://www.colegio-escribanos.org.ar
INGESIS S.R.L. - Bolívar 430 Piso 5 (Ver mapa)
(C1066AAJ) Ciudad Autónoma de Buenos Aires
República Argentina
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